Saksbehandling av programmer, årsenheter og studieretninger

Fastsatt av prodekanen for studier 13. september 2010, revidert 21. november 2012.

1 Vedtaksmyndighet

1.1 Myndighet til å etablere årsenheter, studieprogrammer og studieretninger

• Alle studieprogrammer, herunder fellesgrader, etableres av universitetsstyret/rektor etter behandling i Studiekomiteen på grunnlag av vedtak i HFs fakultetsstyre.
• Studieretninger innenfor nye fag/disipliner eller på nytt nivå (bachelor/master) etableres av universitetsstyret/rektor etter behandling i Studiekomiteen på grunnlag av vedtak i HFs fakultetsstyre.
• Studieretninger innenfor et fag/en disiplin som allerede tilbys som fordypning eller spesialisering på allerede eksisterende programmer, etableres av fakultetet selv.

1.2 Myndighet til å nedlegge årsenheter, studieprogrammer og studieretninger

• Studietilbud nedlegges av universitetsstyret/rektor etter behandling i Studiekomiteen på grunnlag av vedtak i HFs fakultetsstyre.
• Studiedekanen kan nedlegge studieretninger hvis faget/disiplinen fortsatt skal tilbys på samme nivå (bachelor/master).

1.3 Myndighet til å endre i programbeskrivelse og programnettsider

• Adgangen til å endre i programbeskrivelsen/på nettsidene ligger dels hos prodekanen for studier, dels hos instituttet. Se punkt 5 nedenfor.

2 Frister

• Frist for innlevering til fakultetet av alle søknader om etablering, endring, stans av opptak og nedleggelse av studietilbud vil avhenge av om dette må anbefales av fakultetsstyret og vedtas sentralt eller kan vedtas av prodekanen for studier.
• Tidligste frist vil være 1. februar året før endringene skal tre i kraft.
• Fakultetet vil i 4. kvartal året før denne fristen be instituttene varsle om slike planlagte endringer.
• Fakultetet vil sortere hvilke saker som skal vedtas hvor og informere instituttene om videre saksgang.
• For saker som skal til universitetet sentralt, er saksgangen som følger:

2.1 Ordinært studieprogram

• Instituttet sender om høsten/vinteren inn til fakultetet forslag om etablering/(stans av opptak med henblikk på) nedleggelse ihht fakultetets regler.
• Fakultetsstyret vedtar i 1. kvartal å anbefale etablering/(stans av opptak med henblikk på) nedleggelse gjeldende fra og med høsten det følgende år.
• Innen 1. april sender fakultetet inn til STA anbefalte endringer i og planer for studietilbudet.
• Studiekomiteen behandler neste års studietilbud samlet i april og anbefaler etablering/(stans av opptak med henblikk på) nedleggelse gjeldende fra og med høsten det følgende år.
• Universitetsstyret behandler neste års studietilbud samlet i juni og vedtar etablering/(stans av opptak med henblikk på) nedleggelse.
• Prodekanen for studier fastsetter programbeskrivelse/nettsider innen publiseringsfristen.
• Opptaksrammeprosess om høsten.

2.2 Fellesgrad

• Instituttet sender om høsten/vinteren inn til fakultetet forslag om å starte prosess med henblikk på etablering av fellesgrad sammen med intensjonsavtale/søknad om Erasmus Mundus eller tilsvarende.
• Fakultetsstyret vedtar i 1. kvartal å anbefale at rektor signerer intensjonsavtale, ev. søknad om Erasmus Mundus eller tilsvarende - med studiestart tidligst fra og med høsten det følgende år.
• Innen 1. april sender fakultetet inn til STA anbefalte endringer i og planer for studietilbudet.
• Studiekomiteen behandler neste års studietilbud samlet i april og anbefaler at rektor signerer intensjonsavtale, ev. søknad om Erasmus Mundus eller tilsvarende.
• Universitetsstyret behandler neste års studietilbud samlet i juni og vedtar at rektor signerer intensjonsavtale, ev. søknad om Erasmus Mundus eller tilsvarende. Er søknadsfristen før møtet, signerer rektor søknaden på fullmakt.
• Rektor signerer samarbeidsavtale.
• Prodekanen for studier fastsetter programbeskrivelse/nettsider innen publiseringsfristen.
• Opptaksrammeprosess om høsten.

3 Etablering av studietilbud

3.1 Forslag om etablering av studietilbud

Hvis instituttet i 4. kvartal har meldt inn etablering av et nytt studietilbud, vil instituttet bli kontaktet av fakultetet og bedt om a sende inn en søknad som inneholder følgende:

3.1.1. notatet som er selve søknaden

med følgende innhold:

• Studieprogrammets/studieretningens navn på nynorsk, bokmål og engelsk
• Strategi i forhold til UiOs fagprofil (jf. strategisk plan og prosess for faglig prioritering):
  • Kvalitet og komparative fortrinn.
    • Er studiet noe instituttet mener de er faglig gode på?
    • Er vi bedre enn andre på dette? Hvorfor?
    • Er det koblet til forskningsmessig styrke?
    • Er det et faglig godt program?
    • Vil vi få nok gode søkere?
  • Behov for kunnskap og kompetanse i samfunnet, herunder
    • hensikten med studiet,
    • hvilken kunnskap og hvilke ferdigheter studiet vil gi som ikke allerede er ivaretatt eller synliggjort i fakultetets og eventuelt universitetets studietilbud
  • Målgruppe og rekrutteringspotensiale.
    • Søkergrunnlaget (Hvor finnes målgruppen for studiet?), herunder om studiet erstatter tilbud som skal nedlegges, eller kommer i tillegg til liknende tilbud på HF eller andre fakulteter.
    • For bachelorstudier må det opplyses om hvilket mastergradsstudium ved fakultetet studieprogrammet/studieretningen kvalifiserer for
    • For masterstudieretninger gjelder dessuten at utkast til opptakskrav skal stå i notatet hvis utkast til program-/studieretningsbeskrivelse ikke følger med søknaden
  • Utviklings- og samarbeidspotensiale.
    • Eventuelle tilsagn fra andre institutter om bidrag med emner og emnegrupper legges ved.
  • Internasjonalisering
    • Herunder opplysninger om tilrettelegging for utenlandsopphold og hvilket semester i anbefalt studieløp som anbefales til utvekslingsopphold i utlandet
• Ressurser:
  • Hvilke fagmiljø skal være knyttet til studiet.
  • Studenttall og oppstart, inkludert innplassering i opptaksrammen.
    • Hvilket semester den skal tilbys første gang
    • Hvor mange studieplasser man ønsker å tilby ved første opptak
    • Hvor plassene foreslås tatt fra (Fakultetet får ikke øket kvoten ved opprettelse av nye studietilbud.) eller om opprettelsen forutsetter friske studieplassmidler.
  • Vurdering av administrative ressurser, bibliotek, IKT og infrastruktur.
  • Vurdering av økonomiske og personalmessige ressurser.
    • herunder i hvilken grad etableringen betyr opprettelse av nye/flere emner
  • Ved eksternfinansierte programmer: skisse til budsjett.
• Forankring i planarbeid og ledelse
  • Tidligere behandling på instituttet med henvisning til instituttstyrevedtak og styrebehandlede årsplaner, årsrapporter og studiekvalitetsrapporter
  • Instituttledelsens signatur som viser at ledelsen stiller seg bak ressursmessige og andre vurderinger i søknaden

3.1.2 program-/studieretningsbeskrivelse

skrevet ihht Veiledninger for programnettsidene. Tekst til nettsiden Hvorfor velge dette programmet/denne retningen? må sendes inn fullt ferdig da denne teksten skal brukes i Studiekatalogen, mens de øvrige nettsider fortsatt kan være utkast.

3.2. Hva som gjøres når etablering er vedtatt

4 Nedlegging av studietilbud

4.1 Krav til forslag om nedlegging av studietilbud

Hvis instituttet i 4. kvartal har meldt inn nedlegging av et studietilbud, vil instituttet bli kontaktet av fakultetet og bedt om a sende inn en søknad som inneholder følgende:

• begrunnelse (f.eks. lav søkning/inntakskvalitet/studiekvalitet, instituttets ressurser m.m.)
• plan for hvordan studentene som allerede er tatt opp, og søkere som har fått utsatt studiestart, kan gjennomføre studiet på det studieprogram/den studieretning de ble tatt opp til, eventuelt ønsket plan for overgangsordning til et nytt studietilbud
• plan for informasjon til potensielle søkere til og studenter på studieprogrammet/studieretningen

Ofte skal et tilbud videreføres, men i en annen innpakning/organisering slik at nedleggelsen henger sammen med en ny etablering innenfor samme fag/disiplin på samme eller annet program. Slik nedlegging og etablering (ofte misvisende kalt flytting) av studieretning søkes det om under ett og begrunnes (f.eks. i fagtilhørighet til bestemt institutt, bedre profilering, vesentlige endringer i innholdet m.m.).

4.2 Hva som må gjøres når nedleggelse er vedtatt

4.2.1 av instituttet

• På nettsidene gjøres slik det er bestemt i veiledningen for programsider om nedleggelse av nettsider.
• studentene på studieprogrammet/studieretningen gis beskjed om vedtaket om nedleggelse og at de kan fullføre studiet de er tatt opp på
• studentene gis beskjed om siste gang et emne kan tas hvis det fases ut. På obligatoriske emner bør arrangeres eksamen en gang etter at det ikke lenger tilbys undervisning.
• Melding sendes til fakultetet når det ikke er flere aktive studenter igjen

4.2.2 av fakultetet

• Fakultetet sørger for at studieprogrammet/studieretningen utgår fra fakultetets tilbud i Samordna opptak/Søkerhåndboka og Studiekatalogen.
• Fakultet sørger for at studieprogrammet/studieretningen avsluttes i Felles studentsystem når instituttet har gitt melding om at det ikke er flere aktive studenter igjen.

5 Endring av programbeskrivelse/nettsider

Adgangen til å endre på nettsidene er beskrevet på en egen sentral nettside.

• Rettskrivnings- og tegnsettingsfeil samt meningsløsheter som dobbeltskrevne ord og feil i ordstilling eller syntaks rettes fortløpende av instituttet.
• I programskriveveiledningen er elementene som vedtas i programbeskrivelsen markert med stjerne *. Endringer i disse elementene vedtas av prodekanen for studier etter søknad fra instituttene.  Vær oppmerksom på følgende:
  • Studieprogrammets/studieretningens navn kan bare endres etter søknad til fakultetet og normalt bare for framtidige kull.
  • Antall studieplasser bestemmes av fakultetet innenfor rammen av den årlige prosessen med å fordele fakultetets studieplasser.
  • Om opptaksbestemmelsene gjelder følgende:
    • Bachelor: Opptakskrav til bachelorprogrammer utover GSK fastsettes av departementet etter forslag fra universitetet sentralt.
    • Master: Alle endringer i opptaksbestemmelsene må man søke fakultetet om. Endringer i opptaksbestemmelsene må gjøres kjent (fortrinnsvis før emnepåmeldingen starter) to semester før det tidspunkt endringen skal gjelde fra, publiseres på programsidene og sendes melding om til alle relevante bachelorstudenter. I søknaden må det angis hvilke/n setning/er man ønsker skal utgå fra nettsiden/programbeskrivelsen og hvilke/n man ønsker skal tas inn.
• Innenfor rammen av universitetets og fakultetets bestemmelser og retningslinjer foretar programmet endringer i studieretningsbeskrivelsenes punkter slik
  • Hvorfor velge dette programmet/denne retningen? endres i samråd med fakultetet vanligvis innenfor rammen av fakultetets kvalitetsforbedrende tiltak for alle/flere programmer.
  • Hva lærer du?: Alle endringer må man søke fakultetet om.
  • Oppbygging og gjennomføring: 
    • Bachelorprogrammer som tillater valg mellom flere støttegrupper: Dersom  tilbydende institutt gir lov til å bruke en 40-gruppe, kan instituttet melde fra om dette til FS-koordinator i studieseksjonen som kopler til 40-gruppen i FS.
    • Bachelorstudieforløpstabellene kan endres hvis det er skjedd endringer i emnegrupper. For endringer i emnegrupper gjelder egne saksbehandlingsregler. (Masterstudieforløpstabellene kan instituttet ikke endre i selv.)
    • Programmet må søke fakultetet om endring av hvordan programmet er satt sammen:
      • på bachelor: fordypningsgrupper og deres størrelse og antallet frie studiepoeng
      • på master: størrelse på masteroppgaveemnet og antall obligatoriske emner, endring av valgkategorienes omfang.
  • Studieopphold i utlandet: Programmet kan oppdatere siden med aktuelle avtaler/tilbud. Endringene skjer innen faste frister. I forbindelse med disse arrangerer fakultetet faste skrivestuer.
  • Jobb og videre studier: Innholdet på denne siden ivaretas av fakultetet. Ønsker programmet endringer, må det søke fakultetet.
  • Undervisning og eksamen: programmer kan endre i fellestekstene hvis alle studenter har undervisnings- eller eksamensformer som ikke dekkes av fellesteksten.